Gå til hovedindhold
10/10-2018 Work smarter

5 af de bedste digitale værktøjer til effektivt samarbejde

Træt af sløve systemer, tunge regneark og ineffektive arbejdsprocesser? Så kig nærmere på vores 5 foretrukne digitale værktøjer til dig, der gerne vil opnå effektivt samarbejde mellem medarbejdere og kunder. 

Trello

Projektoverblik og to-do-lister i ét

trello logo

Arbejder du sammen med andre om større opgaver, har I sikkert brug for et fælles overblik. Det får du med Trello

Trello er fleksibelt og giver et flot visuelt overblik på ét enkelt skærmbillede. Det er den digitale verdens svar på gode gammeldags post-its og opslagstavler med indbyggede tjeklister, du kan strege over. 

Værktøjet fungerer i et 3-lags hierarki, der er nemt at forstå: Boards, Lists og Cards. Boards dækker kategorier, som du inddeler i lists. På dine lists tilføjer du et antal cards for at udspecificere opgaverne. 

Lad os tage et eksempel, hvor firmaet skal have ny hjemmeside: 

  1. I Trello starter du med at kalde dit board ”Ny hjemmeside”. 
  2. På dette board opretter du lists, som du fx opdeler i forskellige faser som  ”Ikke startet”, ”Igangværende” og ”Færdig”. 
  3. På dine lists opretter du til sidst cards, som er opgaver, der uddyber hvad du skal arbejde med. Til projekt ”Ny hjemmeside” kunne det fx være ”Forside”, ”Artikler”, ”Kundecases” osv.

Alle dine cards kan nemt flyttes rundt med drag ’n drop fra en liste til en anden, fx fra ”Ikke startet” til ”Igangværende”. 

På den måde kan du og dine kollegaer eller samarbejdspartnere oprette projekter og opgaver, uddelegere ansvarsområder, kommunikere om opgaverne og skabe et fælles visuelt overblik over, hvor langt i processen I er.

 


Calendly

Aftal møder mere effektivt

Calendly logo

Bruger du for meget tid på at planlægge og aftale møder? Så få hjælp af Calendly

Calendly hjælper dig med at planlægge møder uden at skulle ringe eller skrive frem og tilbage for at få aftaler på plads. Du sender bare et Calendly-link til dine kontakter. Modtageren kan se dine ledige ’tidsblokke’ og vælger den, der passer bedst. Og du bliver aldrig dobbeltbooket – det sikrer Calendly for dig.

Herefter synkroniserer Calendly aftalen med din kalender, uanset om den ligger i Outlook, Office 365, Google eller iCloud. 

Du kan opsætte praktiske ’møderegler’, så du fx kan bestemme: 

  • Hvor mange møder, du ønsker om dagen
  • Hvor lang tid møder skal vare
  • Hvor meget ’buffer-tid’ der skal være mellem møder

Calendly er gratis, hvis du kan nøjes med de gode, inkluderede standardfunktioner. Du kan opgradere, hvis du fx vil have ekstra system-integrationer.


Google Hangouts

Videoopkald og nem måde at komme i kontakt 

hangouts logo

Google Hangouts giver dig gratis adgang til videomøder, telefonopkald og beskeder til enkeltpersoner og grupper.

Får du logistisk hovedpine, når en gruppe travle mennesker skal blive enige om et sted at mødes? På platformen Google Hangouts kan I mødes virtuelt, lige når I vil.

Du kan lave chat-grupper med op til 100 medlemmer og sætte farve på snakken med billeder, små film og glade emojis. Samtalerne bliver selvfølgelig synkroniseret mellem alle dine enheder.

Mindes du dengang, kommunikation foregik ansigt til ansigt, giver Google Hangouts dig muligheden for at lave fælles videokald med op til ti af dine kontakter.

Ved hjælp af Google – og en stærk internetforbindelse – kan du derfor få en simpel kommunikationsløsning, da Google også tilbyder stærk integration mellem Gmail, Google Docs og kalender.


Monday.com

Projekt- og opgavestyring gjort nemmere og mere effektivt

Monday logo

Monday.com er en smartere måde at styre dine projekter og daglige opgaver, uanset om du arbejder med salg, marketing, HR, produktion eller noget helt andet. 

De fleste projektplaner viser dig en liste med opgaver. Men den egentlige projektledelse foregår udenfor planen – sammen med andre mennesker i mails, på telefonen og til statusmøder.

Som projektleder står du derfor ofte med hovedpinen skabt af konstant opfølgning og koordinering. Men der er heldigvis hjælp at hente. 

Brug Monday på mobil og PC

Monday.com har samlet opgaver og processer i ét værktøj, så alle projektdeltagere opdateres automatisk, får bedre overblik og kan samarbejde mere effektivt. Derfor er Monday.com et glimrende alternativ til regnearket (fx Microsoft Excel) eller Gantt-kortet, når du skal opsætte ”den store plan”. 

Monday.com fokuserer på projektdeltagerne før opgaverne. Du kan altid se det store billede af, hvem der arbejder på hvad. Og programmet tvinger dig til at afprøve din plan sammen med andre, fremfor at planlægge i vakuum. 


Dropbox Business

Samler filer og samarbejde på én platform

Dropbox logo

Vidste du, at 58 % af danskerne deler arbejdsdokumenter via mail? Måske i mangel af et godt værktøj til fildeling i cloud’en som du får med Dropbox Business. 

Sikkerheden er også i top. Hvis en medarbejder stopper, kan du som administrator altid udføre fjernsletning eller lukke Dropbox konti centralt. Du kan også flytte alle arbejdsfiler til en anden medarbejder. Dropbox Business giver dig kontrollen og ejerskabet over virksomhedens data tilbage.

Arbejder I effektivt? Ifølge en PwC undersøgelse siger 83 %, at deres evne til at arbejde effektivt er forhindret af forældede arbejdsgange. Dropbox Business giver dig nyttige funktioner til at arbejde mere effektivt og bedre muligheder for samarbejde med Dropbox Paper

Dropbox Business er løsningen, dine medarbejdere kender i forvejen som gratisversion. Men virksomheden får tilført den nødvendige it-sikkerhed og kontrol, samt en række administrative værktøjer, erhvervsservice og ligeså meget lagringsplads som der er behov for. 

Se jeres fordele med Dropbox Business hos Stofa Erhverv >

 


 

Relaterede artikler

  • Blue Water Shipping fibernet Work smarter
    Flyt måsen fra kontorstolen og bliv ekstra effektiv
    40 % af os sidder stille og koncentreret på kontorstolen i en tredjedel af døgnets timer. Få 4 tips til bevægende påmindelser, der passer perfekt ind i den digitale tidsalder.
  • Teknik der virker Work smarter
    7 simple tips til at stresse mindre (over teknologi)
    Internettet er et fantastisk redskab på jobbet. Men det kan også være en stressfaktor. Her er 7 tips du kan bruge til at sænke stress-niveauet.
  • Fibernet til teknologi Work smarter
    5 ting du ikke længere skal bruge tid på
    Der er garanteret ting i løbet din arbejdsdag, som tager unødvendigt lang tid. Her er 5 ting, du kan lade teknologien gøre for dig.