Gå til hovedindhold
14/06-2017 Sundhed

3 telefonifunktioner klinikken ikke kan undvære

Er din klinik gearet til spidsbelastede tidspunkter med mange opkald? Få 3 bud på en mere effektiv håndtering af opkald, uden at gå på kompromis!

#1 Færre klienter ringer forgæves, hvis I har ringegruppe- og køfunktion

”Dut, dut, dut, dut …” Der er pres på telefonerne, og har klinikken personlig betjening i et begrænset tidsrum, kan der hurtigt opstå ventetid. Til stor irritation for patienter, klienter eller kunder.

Du kan skære en luns af ventetiden ved at sørge for, at opkald besvares hurtigt muligt – og hertil er en ringegruppe-funktion uundværlig. Når hovednummeret stiller videre til en ringegruppe, så ringer alle i gruppens telefoner samtidig, og den, som først tager telefonen, får opkaldet.

Skal en af kollegerne ikke forstyrres i sit arbejde, er det blot at koble ham eller hende ud af ringegruppen.

Se mere om Kø-Funktion >>

#2 Få optaget dine samtaler og undgå fejl

I nogle situationer er det nyttigt at kunne genhøre samtaler eller dokumentere aftaler indgået over telefonen. For det kan være svært at huske det hele i en travl hverdag. Var det 10 eller 20 mg af præparatet, han sagde? Receptionisten eller lægesekretæren har mange mennesker i røret hver dag, og et genlyt af en samtale kan fx være med til at sikre, at en bestilling af medicin bliver korrekt.

Eller måske er du terapeut og varetager (dele af) din rådgivning over telefonen? Her kan en gennemlytning af en afholdt samtale være en god måde at evaluere, om din rådgivning var fyldestgørende.

Med ’Optag samtaler’-funktionen hos Stofa Erhverv får du automatisk optaget alle jeres samtaler i virksomheden. Samtaler gemmes i op til et år, og du kan nemt tilgå samtalerne via selvbetjeningen.

Læs også: Optag samtaler: Forstå juraen og se fordelene >>

#3 Gå direkte til det relevante i samtalen

”Må jeg bede om dit CPR-nr? …. Sagde du 8 til sidst? … OK, lige et øjeblik”. Der går hurtigt 30 sekunder, hvis du skal indlede hver samtale med at få oplyst et kundenummer, CVR-nummer eller i dit tilfælde nok oftest et CPR-nummer – for derefter at finde den pågældendes journal frem på computeren. Og med mange samtaler på en dag, løber det hurtigt op i, hvad der svarer til en frokostpause.

En genvej til at gøre telefonbetjeningen mere effektiv er ’Indtast et tal’-funktionen. Den, der ringer ind, bliver bedt om at indtaste sit CPR-nummer, hvorved du kan målrette din kundebetjening og have data klar, før du svarer opkaldet.

Vil du have ekstra sikkerhed for, at patienten har indtastet nummeret korrekt, før han lukkes gennem slusen, kan du supplere med funktionen ’Sig et nummer’. Den fungerer sådan, at når kunden har indtastet et tal, bliver en indtaling afspillet, fx: ”Du har indtastet følgende CPR … ”, hvorefter nummeret læses højt.

Se flere fordelagtige funktioner >>

 

Gratis e-bog

Hent mere inspiration og indsigt i vores digitale guide til sundhedsbranchen:
"Har din klinik recepten på digital udvikling?"
 

Få den digitale guide om sundhedsbranchen >

Mere viden? Gør som over 8.500 andre

Del denne side

Relaterede artikler

  • Sundhedsapps kræver fibernet Sundhed
    Folkesundhed på app-form
    Mobiltelefonen er altid lige ved hånden, så mød dine patienter dér. Se nogle af de forskellige typer sundhedsmonitorerende apps og deres fordele.
  • Digitalisering i lægehuset Sundhed
    Digitalisering vinder indpas på klinikkerne
    Rune Christiansen, læge og partner i et lægehus i centrum af Aarhus, nikker kraftigt genkendende til den digitaliseringstendens, der er over ham og de mange kolleger i branchen.
Brug for hjælp?

Ja tak - jeg vil gerne ringes op